El buzón se ordena solo.
Let's Sport organiza campamentos, cumpleaños y clases para niños en 19 sedes. Cuatro personas responden a las familias y gestionan a 850 monitores. Construimos el agente que clasifica sus correos y prepara las respuestas.
Inversión: desde 2.500 €. Amortizada en unos 3 meses.
Todo se hacía a mano.
Cada correo se leía, clasificaba y respondía a mano.
Para cada candidatura de monitor, el equipo enviaba un cuestionario, recibía una respuesta en texto libre y la copiaba columna por columna en Excel.
Antes de cada periodo de vacaciones, más de 300 monitores enviaban su disponibilidad por correo, cada uno a su manera. Había que releerlo y copiarlo todo.
Clasificar, preparar, dirigir.
- Cada 30 minutos, de 7 a 22 h, lee los correos nuevos.
- Clasifica cada correo en uno de 23 tipos de solicitud: inscripción, certificado de mutua, cumpleaños, cancelación, candidatura…
- Prepara una respuesta con la información correcta: precios, fechas, enlaces, números.
- Deja el borrador a la persona adecuada, con su firma.
- Esa persona revisa y envía. Ninguna respuesta a las familias sale sin validación.
Candidaturas y disponibilidades. Los candidatos reciben un formulario y sus respuestas llegan directamente al archivo de monitores. Las disponibilidades pasan por un segundo formulario, que se actualiza automáticamente para cada periodo.
Cuando la IA no basta.
Primero intentamos que la IA leyera las disponibilidades directamente en los correos. “Sí Lieja, probablemente, semana 2 no disponible si no sí en todas partes”: la precisión se estancaba entre el 75 y el 80 %. Para una planificación de campamentos, es demasiado poco.
Ajustamos la solución: un formulario estructurado para esa etapa, IA para clasificar y responder los correos. Resultado: 100 % de respuestas utilizables.
Y el coste. La primera versión consumía unas 50 operaciones por correo, tres veces la suscripción del cliente. Pusimos los datos en caché: una operación por correo.
En producción en seis días.
- 30 de abril de 2026Primera llamada
- 6 de mayo de 2026Clasificación y respuestas en producción
- Mediados de mayoFormulario de disponibilidades
- De junio a agostoCostes optimizados, relevo en el equipo sin interrupción, vacaciones de otoño preparadas
Testimonio“El ahorro de tiempo es claramente enorme.”
Gerente de Let's Sport, campamentos deportivos para niños, región de Lieja (en francés, con subtítulos)
Y si su buzón también se ordenara solo.
Muéstrenos las preguntas que se repiten cada día. En treinta minutos le decimos lo que un agente puede hacer con ellas.